Quy chế tài chính, quy chế văn phòng phẩm, công tác phí, thỏa ước lao động tập thể

Bản gốc (23/03/2020)Mẫu 2 (23/03/2020)

Tải văn bản: Tại đây

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG

VĂN PHÒNG PHẨM

I - MỤC ĐÍCH:

Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm.

II – PHẠM VI:

Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong công ty .

III – ĐĨNH NGHĨA:

VPP: “văn phòng phẩm”

IV – NỘI DUNG:

Định mức sử dụng:

Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng. Phòng HCNS lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.
Hàng quý, Phòng HCNS có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HCNS cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

Cấp phát định kỳ:

Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem xét.
Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
VPP được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).
Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào thẻ kho mã số: 2/BM-QDQLVVP.

Cấp phát đột xuất:

Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: 1/BM – QDQLVVP, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem xét.
Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.
Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.
VPP được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

3. Quản lý và sử dụng VPP:

CNV được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.
Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của CNV trực thuộc.
Phòng HCNS có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.

V. Tài liệu tham khảo: không có.

VI. Phụ Lục:

Giấy đề nghị VPP biểu mẫu: 1/BM-QDQLVPP

Thẻ kho VPP biểu mẫu: 2/BM-QDQLVPP

GIẤY ĐỀ NGHỊ VĂN PHÒNG PHẨM

Bộ phận:……………………………………………………………………………………………

Tháng …..năm 200….

STT	TÊN VPP	ĐVT	Số lượng	STT	TÊN VPP	ĐVT	Số lượng
1	Giấy A4	Gram		36	Bìa nút	Cái
2	Giấy Decal	Gram		37	Bìa lá	Cái
3	Bìa A4 màu	Tờ		38	Tămpon	Cái
4	PXK lớn	Quyển		39	Hộp mực dấu	Hộp
5	PXK nhỏ	Quyển		40	Kéo bấm	Cây
6	PNK lớn	Quyển		41	Dao trổ giấy	Cây
7	Phiếu thu	Quyển		42	Lưỡi dao trổ nhỏ	Cây
8	Phiếu chi	Quyển		43	Bút lông bảng xanh	Cây
9	Sổ tạm ứng	Quyển		44	Bút lông bảng đỏ	Cây
10	Sổ quỹ tiền mặt	Quyển		45	Bút lông dầu xanh	Cây
11	Sổ chi tiết thanh toán	Quyển		46	Tập 100 tr	Quyển
12	Sổ tiền gửi ngân hàng	Quyển		47	Tập 200 tr	Quyển
13	Kéo	Cây		48	Chuốt chì	Cái
14	Thước kẻ 30cm	Cây		49	Hồ nước Bến Nghé 35 ml	Chai
15	Thước kẻ dẽo	Cây		50	Kẹp bướm	Cái
16	Đĩa mềm	Cái		51	Kệ rổ nhựa	Cái
17	Đồ bấm kim	Cái		52	Gỡ kim càng cua	Cái
18	Kim bấm	Hộp		53	Bìa phân trang màu	Tờ
19	Bấm lỗ	Cái		54	Bút nhủ bạc	Cây
20	Accor nhựa	cái/hộp		55	Bút chì 2B	Cây
21	Bút dạ quang TL	Cây		56	Bút xóa TL	Cây
22	Giấy than Horse lớn	Tờ/xấp		57	Bút TL027 xanh	Cây
23	Giấy than Horse nhỏ	Tờ/xấp		58	Bút TL027 đỏ	Cây
24	Giấy Note 3x3	Xấp		59	Ruột chì vàng	Hộp
25	Keo trong lớn	Cuộn		60	Keo mouse	cuộn
26	Keo vàng	Cuộn		61	Bìa lỗ nylon	Cái
27	Keo trong 1,2F	Cuộn		62
28	Keo trong VP	Cuộn		63
29	Keo giấy 1,2F	Cuộn		64
30	Keo giấy 2,4F	Cuộn		65
31	Keo 2 mặt 1,2F	Cuộn		66
32	Keo 2 mặt 2,4F	Cuộn		67
33	Bìa còng 3F	Cái		68
34	Bìa còng 5F	Cái		69
35	Bìa trình ký đôi	Cái		70

			Ngày….tháng…..năm 200…
Giám đốc duyệt	Phòng HCNS	Trưởng bộ phận	Người đề nghị

THẺ KHO VĂN PHÒNG PHẨM

Tên văn phòng phẩm:…………………………………………………………………………………..

Đơn vị tính:……………………………………………………………………………………………..

Nhập					Xuất
Ngày	Số lượng	Đ.v sản xuất	Nhà cung ứng	Ghi chú	Ngày	S.lượng	Người nhận	B.phận	Ký tên

SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM

Gồm có Stt, loại VPP, qui cách đơn vị, số lượng, ngày nhận, người nhận, bộ phận, ký tên

QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC

CÔNG TY TNHH HUY SANG

V/v Ban hành định mức sử dụng VPP,

các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, và BHLĐ

Căn cứ Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH ngày 26 tháng 11 năm 2014;
Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty;
Căn cứ vào quy chế tài chính của Công ty;

- Căn cứ vào chức năng và quyền hạn của Ban Giám đốc Công ty.

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành định mức sử dụng VPP, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, và BHLĐ cho Cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH HUY SANG

Điều 2: Các quyết định, quy chế trước đây trái với quyết định, quy chế này đều không còn giá trị.

Điều 3: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Các nhân viên và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thực hiện.

Nơi nhận:

- Như điều 3;

- Lưu VT.

CÔNG TY TNHH HUY SANG

=========o0o=========

Số: /QĐ-ICTVN-2015

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

=========o0o=========

Hà Nội, ngày …… tháng ……. năm 2015

QUY ĐỊNH

ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM, CÁC THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, QUẦN ÁO ĐỒNG PHỤC, VÀ DỤNG CỤ BHLĐ

(Ban hành Kèm theo quyết định số: /QĐ-ICTVN-2015 ngày ………… của Giám đốc Công ty)

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Mục đích

Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, dụng cụ BHLĐ và đáp ứng yêu cầu công việc của Công ty.
Nhằm trang bị đúng các dụng cụ nêu trên một cách khoa học phục vụ tốt nhất các yêu cầu công việc của Công ty, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của CBCNV trong quá trình quản lý, sử dụng tránh tình trạng lãng phí.

Điều 2: Nguyên tắc quản lý, sử dụng.

Các dụng cụ, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, quần áo đồng phục, và dụng cụ bảo hộ lao động ….được quản lý khoa học sử dụng hợp lý và hiệu quả.

CHƯƠNG II

ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG

Điều 3: VĂN PHÒNG PHẨM

Áp dụng đối với nhân viên Văn phòng

STT	Tên loại	Đơn vị	Số lượng	Thời gian sử dụng	Ghi chú
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN
1	Băng keo	Cuộn	1	1 năm
2	Hồ dán	Hộp	1	1 năm
3	Máy tính casio	Cái	1	2 năm
4	Dao dọc giấy	Cái	1	1 năm
5	Túi cúc bấm	Cái	2	1 tháng
6	Thước kẻ	Cái	1	1 năm
7	Giấy nhớ	Tệp	1	1 năm
8	File còng cua 7mm	Cái	2	1 năm
9	Bút xóa	Cái	2	1 năm
10	Bút chì	Cái	2	1 năm
11	Bút bi	Cái	1	1 tháng
12	Bút cắm bàn	Cái	2	1 năm
13	Bút dấu dòng	Cái	2	1 năm
14	Bút viết bảng	Cái	1	1 năm
15	Bút lông dầu	Cái	1	1 năm
16	Tẩy chì	Cái	1	2 năm
17	Kẹp bướm 19mm	Hộp	1	1 năm
18	Kẹp bướm 32mm	Hộp	1	1 năm
19	Kẹp bướm 41mm	Hộp	1	1 năm
20	Kẹp bướm 51mm	Hộp	1	1 năm
21	Đạn ghim nhỏ	Hộp	1	1 năm
22	Đạn ghim to	Hộp	1	2 năm
23	Ghim cài tam giác	Hộp	1	1 năm
24	Kéo văn phòng	Cái	1	1 năm
25	File 3 ngăn	Cái	1	2 năm
26	File trình ký	Cái	1	2 năm
ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG NHÂN SỰ QUẢN LÝ
1	Giấy trắng A5	Ram	3	1 tháng
2	Giấy trắng A4	Ram	5	1 tháng
3	Mực con dấu	Lọ	1	2 tháng
4	Bơm mực máy in	Ống	2	1 tháng
5	Bì thư lớn	Cái	50	1 tháng
6	Bì thư nhỏ	Cái	300	1 tháng
7	Giấy giới thiệu	Cuốn	1	1 tháng
8	Giấy Fax	Ống	5	1 tháng
9	Sổ nhỏ	Cuốn	5	1 tháng
10	Sổ lớn	Cuốn	5	1 tháng
11	Bìa ngăn trang	Tập	1	1 tháng
12	Giấy than	Tập	1	6 tháng
13	Giấy màu A4	Ram	1	2 tháng

Trường hợp các Phòng, Ban, Đơn vị do yêu cầu của công việc cần sử dụng nhiều hơn định mức phải làm đề nghị cấp thêm văn phòng phẩm và nêu rõ lý do chuyển đến Phòng Nhân sự để cấp bổ sung và theo dõi tổng hợp báo cáo lãnh đạo.
Đối với công nhân sản xuất, khi lĩnh văn phòng phẩm lần đầu, người quản lý trực tiếp viết đề nghị cấp văn phòng phẩm trình Ban giám đốc duyệt, Phòng Nhân sự căn cứ vào đề nghị cấp văn phòng phẩm đã được duyệt, cấp phát cho các đơn vị sản xuất. Những lần lĩnh sau, các đơn vị sản xuất sẽ mang vỏ, hoặc phần còn lại không sử dụng được nữa để đổi lấy vật tư mới.

Điều 4: Name card và Sổ công tác

1.Định mức sử dụng cặp công tác, Name Card và Sổ công tác.

Stt		ĐỊNH MỨC
Stt	Chức vụ	Cặp công tác	Name Card	Sổ công tác
1	Giám đốc	Theo thực tế sử dụng
2	P. Giám đốc	1 Cái/2 năm	1 Hộp/2 tháng	1 Cuốn/6 tháng
3	Trưởng phòng	1 Cái/ 2 năm	1 Hộp/2 tháng	1 Cuốn/năm
4	PT. Phòng	1 Cái/ 2 năm	1 Hộp/3 tháng	1 Cuốn/năm
5	Phó Phòng	1 Cái/ 2 năm	1 Hộp/4 tháng	1 Cuốn/năm
6	Nhân viên *		1 Hộp/6 tháng	1 Cuốn/năm

* (Name Card và Sổ công tác cấp cho CBCNV thường xuyên đi giao dịch với đối tác bên ngoài)

2. Các trường hợp phát sinh khác Phòng Nhân sự phải giải trình cụ thể.

Điều 5: Đồ nhu yếu phẩm, đồ dùng vệ sinh

1.Trường hợp bình thường

- Đồ nhu yếu phẩm

+ Nước lọc: 1 thùng/tháng

+ Chè: 1kg/tháng

+ Cafe: 1hộp/tháng

+ Trà liptop: 1hộp/tháng

- Đồ vệ sinh

Bao gồm: - Giấy vệ sinh

- Xà bông vệ sinh, sáp thơm, khăn vải vệ sinh..

Mức: 100.000đ/tháng

2. Trường hợp phát sinh khác Phòng Nhân sự phải có giải trình cụ thể

Điều 6: Quần áo đồng phục, các dụng cụ bảo hộ lao động

Quần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ được cấp cho CBCBV định kỳ theo định mức tiêu chuẩn như sau:

Stt	Tên loại	Số lượng/1 người/1 năm	Số lần cấp	Thời gian cấp
1	Quần áo đồng phục của CBCNV khối văn phòng	03 bộ	1 lần	Đầu năm
2	Quần áo bảo hộ lao động (đối với công nhân)	02 bộ	1 lần	Đầu năm
3	Găng tay vải	36 đôi	12 lần	Đầu mỗi tháng
4	Giầy da mũi sắt	1 đôi	1 lần	Đầu năm
5	Mũ bảo hộ	01 Cái	1 lần	Đầu năm
6	Khẩu trang bảo hộ	12 Cái	12 lần	Đầu mỗi tháng
7	Tủ thuốc y tế Dụng cụ và thuốc y tế: bông, gạc, thuốc sát trùng…………	Cấp cho mỗi xưởng 01 tủ thuốc (Quản lý xưởng có trách nhiệm quản lý và xin cấp thêm khi sử dụng hết)

2. Trường hợp CBCNV do yêu cầu của công việc phải sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động thì được cấp sử dụng theo định mức chung và thu lại khi hoàn thành công việc.

CHƯƠNG III:

CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG

Điều 7: Trách nhiệm của các Phòng Ban, và CBCNV

Phòng Nhân sự

Phòng Nhân sự căn cứ vào định mức theo quy định và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty để lập kế hoạch mua và cấp phát nhưng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm.
Phòng Nhân sự có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên quá trình sử dụng các loại dụng cụ, thiết bị nêu trên và kịp thời phát hiện các trường hợp làm hư hỏng, gây lãng phí để đề nghị xử lý theo Quy chế của Công ty.
Hằng tháng Phòng Nhân sự tập hợp số liệu về các dụng cụ sử dụng theo định mức và báo cáo Lãnh đạo Công ty.
Trường hợp phát sinh Phòng Nhân sự phải báo cáo cụ thể.

Phòng kế toán

Căn cứ vào định mức được duyệt để theo dõi quá trình mua và thanh toán các thiết bị dụng cụ nêu trên để đề xuất việc duyệt chi mua theo quy định

Các Phòng, Ban chuyên môn

Các Phòng, Ban, Đơn vị chuyên môn căn cứ vào định mức quy định và yêu cầu của công việc lập phiếu đề nghị cấp dụng cụ, thiết bị nêu trên theo mẫu quy định chuyển đến Phòng Nhân sự để cấp phát và theo dõi.
Các Phòng, Ban, Đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng các dụng cụ, thiết bị đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
Trong trường hợp Phòng, Ban, Đơn vị sử dụng lãng phí, gây mất mát hư hỏng sẽ bị xử lý theo quy chế của Công ty.
Riêng các trường hợp phát sinh ngoài định mức phải có văn bản đề nghị nêu rõ lý do gửi Phòng Nhân sự để cấp phát, theo dõi và báo cáo lãnh đạo Công ty.

- Hướng dẫn CBCNV trực thuộc sử dụng đúng mục đích, đúng cách thức và tiết kiệm.

4. CBCNV của Công ty

CBCNV có trách nhiệm sử dụng các dụng cụ thiết bị văn phòng, dụng cụ bảo hộ lao động, quần áo đồng phục…. đúng mục đích, hiệu quả.
Trưởng phòng, Ban, Đơn vị có trách nhiệm theo dõi quản lý thiết bị được cấp phát và phải chịu trách nhiệm liên đới khi để CBCNV thuộc Phòng sử dụng lãng phí hoặc hư hỏng thiết bị, dụng cụ.
Các trường hợp CBCNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ dùng bảo hộ hoặc sử dụng các thiết bị, dụng cụ làm việc (không tính khấu hao) hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân thì sẽ bị xử lý theo Quy chế của Công ty.
Đối với CBCNV khi nghỉ việc phải bàn giao, hoàn trả các dụng cụ lao động được cấp phát. CBCNV quản lý trực tiếp sau khi nhận lại các thiết bị, dụng cụ nêu trên phải nhập lại kho theo quy định chung.

CHƯƠNG IV:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8: Thực hiện

Phòng Nhân sự có trách nhiệm quản lý tất cả các dụng cụ, thiết bị nêu trên. Cụ thể:

Lập kế hoạch trang bị các các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động ….theo quy định đồng thời định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất báo cáo Giám đốc Công ty hoặc người được Giám đốc uỷ quyền về tình hình cấp phát sử dụng theo định mức.

Các Phòng, Ban, Đơn vị và CBCNV tuy theo chức năng, nhiệm vụ của mình phải chấp hành nghiêm các quy định về quản lý sử dụng các thiết bị, dụng cụ được giao đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm.
Các Phòng, Ban, Đơn vị, CBCNV thực hiện tốt các quy định liên quan đến công tác quản lý, sử dụng thiết bị, dụng cụ thì sẽ được khen thưởng và ngược lại nếu vi phạm thì tuỳ theo mức độ vi phạm và thiệt hại thực tế sẽ bị kỷ luật theo Quy chế của Công ty.
Quy định này có hiệu lực lực từ ngày ký.

Nơi nhận: GIÁM ĐỐC

PGĐ;
Các Phòng, Ban, Đơn vị;
Lưu VT.